Configuracion Tarjeta de Medicamentos

Configuracion Tarjeta de Medicamentos

INTRODUCCIÓN

El presente manual se elabora con el propósito de orientar la configuración y uso de la funcionalidad de Tarjeta de Medicamentos dentro del sistema, la cual permite gestionar de manera estructurada la administración de medicamentos a los pacientes, asegurando el registro, control y trazabilidad de las dosis suministradas en el entorno clínico. 

El objetivo principal de este documento es guiar a los usuarios en la correcta parametrización y operación de esta funcionalidad, facilitando su implementación y garantizando un uso adecuado conforme a las necesidades asistenciales de la institución. 

Este manual está dirigido al personal administrativo, técnico y asistencial responsable de la configuración del sistema y de la gestión de la administración de medicamentos. Incluye los procesos relacionados con la creación de actividades, asignación de permisos, configuración de variables, parametrización de la tarjeta y su uso en el registro e impresión. No contempla procesos clínicos distintos a los asociados con la administración de medicamentos en el sistema. 

La correcta configuración y utilización de la Tarjeta de Medicamentos es fundamental para asegurar la calidad del registro clínico, el seguimiento oportuno de los tratamientos y el cumplimiento de los protocolos institucionales, contribuyendo así a la seguridad del paciente y a la eficiencia en la prestación del servicio. 

El documento se encuentra organizado en secciones que abordan de manera secuencial los pasos necesarios para la configuración inicial, la asignación de permisos, la parametrización y el uso operativo de la funcionalidad. 


Creación de actividad

Para realizar la Configuración Parámetros Tarjeta Medicamentos, se debe proceder de la siguiente manera: Siguiendo la Ruta: Configuración > General > Configuración de Menú

Menú




Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla   


Pantalla Configuración Menú



Seleccionar la opción de crear actividad 



Botón Crear Actividad




Diligencie la información para crear la actividad, como se aprecia en la siguiente imagen.  Luego hacer clic en "Guardar".  


Creación Actividad



Luego de creada la actividad, diríjase a la opción "Menús".



Menús




Despliegue la opción configuración > Historia Clínica



Configuración  > Historia Clínica



Posteriormente asocie la actividad a la opción correspondiente dentro del menú y una vez asociada la actividad, de clic en icono "Guardar"  



Asociación de Actividad  




Al final de la lista ya aparecerá la actividad, luego damos clic sobre el botón verde para terminar de asociar la actividad.


Actividad asociada



Asignación de roles y permisos

Para poder asignar permisos a las actividades es necesario ingresar a la pantalla Asignación permisos a Roles.

Ruta: Configuración < General < Asignación permisos a roles

Ruta



Se abrirá la siguiente pantalla



Pantalla Asignación Permisos a Roles



En el campo "Rol", se debe seleccionar a la persona que se le van a conceder los permisos de acuerdo con las necesidades de cada entidad, para efectos de este ejercicio, se selecciona el rol Super Usuario. Al seleccionarlo y la pantalla cargará y aparecerán todas las actividades que el usuario seleccionado tiene permios.


Pantalla Asignación Permisos a Roles – Campo Rol




Luego en la pestaña "Procesos-Actividades", Sección "Filtrar Actividades", Campo "Actividad", se debe seleccionar la actividad "Configuración Parámetros Tarjeta Medicamentos " y dar clic en el botón "Filtrar"  . Posteriormente asigne los permisos y finalmente, de clic en el ícono "Guardar".      


Asignación de Permisos



Configuración de Variable 

Siguiendo la Ruta: Configuración >General > Grupo Empresarial

Ruta




Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla  



Pantalla Inicial "Grupo Empresarial"



En la columna de la izquierda de nombre "Empresas", se debe seleccionar la entidad, esto hará que aparezcan nuevas pestañas; se debe seleccionar la pestaña "Variables" 


Selección de Empresa y pestaña "Variables"




En la sección "Variables Empresa", se debe incluir la siguiente información en los campos correspondientes para la creación de las variables necesarias:

Campo Cód. Variable: ImprTarjMedto

Campo Valor Variable: 1 Para habilitar la Impresión de la ficha de administración de Medicamentos; para inactivarla poner valor en 0 o vacío. 

Campo Descripción: Habilita la Impresión de la ficha de administración de Medicamentos activa(1), inactiva (0).

Luego se da clic en el botón "Agregar"



Creación variable "ImprTarjMedto"




Variable "ImprTarjMedto"



Configuración Tarjeta de Medicamentos 

Siguiendo la Ruta Configuración > Historia Clínica > Configuración Parámetros Tarjeta Medicamentos

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla  



Pantalla Inicial "Configuración Tarjeta de Medicamentos"



Sección de filtros o criterios de búsqueda:

En la parte superior se encuentran los campos que permiten consultar registros existentes mediante diferentes criterios:

  1. Nombre Tarjeta: Permite filtrar por el nombre asignado a la tarjeta de medicamentos. 
  2. Macro-Procesos Misionales: Campo para seleccionar o ingresar el macroproceso al cual pertenece la configuración. 
  3. Grupo Internación: Permite filtrar por el grupo de internación asociado. 
  4. Código: Campo para buscar por el código único de la configuración. 
  5. Versión: Permite consultar registros según su versión. 
  6. Vigencia: Campo para filtrar por fecha de vigencia. 
  7. Habilitado: Casilla de selección que permite filtrar únicamente los registros activos. 

Tabla de registros:
Debajo de los filtros se presenta una grilla que muestra los registros existentes con las siguientes columnas:

  1. Nombre Tarjeta: Nombre de la configuración de la tarjeta de medicamentos. Ejemplo: "TARJETA DE ADMINISTRACIÓN DE MEDICAMENTOS". 
  2. Macro-Procesos Misionales: Indica a qué macroproceso pertenece. Ejemplo: "MACROPROCESOS MISIONALES". 
  3. Grupo Internación: Grupo de internación relacionado. Ejemplo: "GRUPO INTERNACION". 
  4. Código: Identificador único de la tarjeta. Ejemplo: "HS-FR-025" 
  5. Versión: Número de versión de la configuración. Ejemplo: "004" 
  6. Vigencia: Fecha a partir de la cual la configuración es válida. Ejemplo: "01/01/2024". 
  7. Habilitado: Indica si el registro se encuentra activo (SI/NO). 
  8. Editar: Ícono que permite modificar la configuración existente. 


Configuración Parámetros en la Tarjeta de Medicamentos



Imprimir tarjeta de medicamentos

Siguiendo la Ruta: Gestión Clínica > Registros Clínicos > Pacientes

Ruta



Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla 


Pantalla "Pacientes"



Se selecciona un paciente y se hace clic sobre la pestaña lateral "Mis Actividades", se selecciona la actividad "Administración de Medicamentos" para gestionar los procedimientos relacionados

Mis Actividades




Administración de Medicamentos 

Esta interfaz permite registrar y consultar la administración de medicamentos a un paciente durante un periodo específico, facilitando el control de dosis suministradas y su trazabilidad en el tiempo.

Información del medicamento

En la parte izquierda se visualiza el detalle del medicamento prescrito:

  1. Nombre del medicamento: Ejemplo: Omeprazol Solución Inyectable 40 mg. 
  2. Frecuencia o indicación: Ejemplo: Cada 40 mg Ahora Durante Infusión Vía Intravenosa. 
  3. Información de formulación: Incluye fecha, hora y dosis indicada. 
    1. Ejemplo: Ult. Formulación: 04-mar-2025 10:56 p. m. 
    2. Ult. Dosis: 04-mar-2025 11:00 p. m. 

Control de dispensación y administración 

En la zona central se presentan dos campos:

  1. Dispensada: Indica la cantidad de dosis que han sido entregadas o preparadas para administración. 
  2. Administrada: Indica la cantidad de dosis efectivamente suministradas al paciente. 

Estos valores permiten llevar un control entre lo dispensado y lo realmente administrado.

Línea de tiempo de administración

Se presenta una matriz horizontal compuesta por bloques numerados (0 a 23), que representan las horas del día.

  1. Cada celda corresponde a una hora específica. 
  2. Los números en rojo indican las horas en las que el medicamento ha sido administrado. 

Esta sección permite:

  1. Visualizar la distribución de dosis a lo largo del día. 
  2. Identificar rápidamente en qué horario se administró el medicamento. 
  3. Llevar un seguimiento cronológico de la medicación. 

Información de fecha y rango de registro

Ubicada en la parte superior derecha:

  1. Fecha: Indica el día en el que se está realizando la administración (ejemplo: 04-mar-2025). 
  2. Registros entre: Muestra el rango horario del día (00:00:00 a. m. a 11:59:59 p. m.). 

Esto delimita el periodo en el cual se visualizan y registran las administraciones.

Estado de la administración

Se visualizan etiquetas de estado como:

  1. ADMINISTRADO (rojo): El medicamento ha sido suministrado. 
  2. NO ADMINISTRADO (verde): El medicamento no se suministró. 
  3. POR ADMINISTRAR (negro): El medicamento está pendiente de administración. 

Estos estados permiten identificar de forma rápida el cumplimiento de la medicación.

  1. Casilla "Admin. MANUAL": Opción para registrar manualmente la administración de un medicamento si se requiere una corrección en el sistema. 


Pestaña "Atención Paciente"



La ventana de registro corresponde al proceso de administración de un medicamento para un paciente específico. A continuación, se describen sus elementos principales:

Información general del registro

En la parte superior se presentan los datos principales del evento:

  1. Fecha: Indica el día en que se realiza la administración (ejemplo: 04/mar./2025). 
  2. Hora: Muestra la hora específica del registro (ejemplo: 23:00). 
  3. Fecha Registro: Corresponde a la fecha y hora exacta en que se guardó la información en el sistema. 
  4. Suministrado por: Identifica el profesional responsable de la administración (ejemplo: Médico MARITZA Prueba TORRES). 

Información de la dosis

Esta sección permite visualizar y/o registrar los detalles de la dosis suministrada:

  1. Dosis: Valor numérico de la cantidad administrada (ejemplo: 40.0000). 
  2. Unidad: Unidad de medida asociada a la dosis (ejemplo: Miligramo). 
  3. Cantidad: Número de unidades administradas (ejemplo: 1). 
  4. Presentación: Tipo de presentación del medicamento (ejemplo: OTRAS SOLUCIONES). 
  5. Dilución: Campo destinado para especificar información relacionada con la preparación o dilución del medicamento (puede estar vacío o diligenciado según el caso). 

Opciones de control

Ubicadas en la parte derecha de la ventana:

  1. No Administrar: Casilla que permite indicar que la dosis no fue suministrada. 
  2. Cancelar programación: Permite anular la programación de la dosis. 

Estas opciones brindan control sobre excepciones en la administración del medicamento.


Observaciones

Campo de texto libre donde se pueden registrar comentarios adicionales relacionados con la administración, tales como novedades, reacciones del paciente o justificaciones.


Botones de acción

En la parte inferior se encuentran los botones de acción:

  1. Cerrar: Permite salir de la ventana sin realizar acciones adicionales. 
  2. Imprimir: Genera un comprobante o soporte del registro de administración realizado. 

Ventana de registro



Al dar clic en imprimir se visualiza de la siguiente manera: 


Impresión Tarjeta de Medicamentos



Para imprimir la tarjeta de medicamentos es necesario cumplir con los siguientes requisitos:

  1. La dosis correspondiente a la hora deseada debe haber sido administrada. 
  1. Se debe hacer clic en la hora en que se administró la dosis. 

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