Facturación electrónica
Introducción
En este documento se presenta las indicaciones con la cuáles se podrán configurar los distintos métodos/movimientos del módulo de facturación electrónica, en el sistema de información iMedical de acuerdo con los pasos que se detallan en los siguientes numerales.
Configuración Métodos De Numeración
Para ingresar a dicha funcionalidad/método, se procede de la siguiente manera:
Ruta: Configuración / Configuración General / Métodos de numeración
Ruta
Una vez en la pantalla métodos de numeración, presione el icono “Nuevo Registro” , el cual se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.
Pantalla métodos de numeración
Ya se encuentra listo para configurar un nuevo método de numeración. Facturación electrónica hace uso de dos métodos de numeración configúrelos según las instrucciones que se muestran a continuación:
Método De Numeración Y Facturación Electrónica
Se debe configurar este método en el sistema, para numerar las facturas que son emitidas por la entidad mediante el proceso de facturación electrónica.
Al ingresar a la pantalla Métodos de numeración, se puede identificar que está conformado por las siguientes secciones:
- (Configuración de Métodos)
- Encabezado
- Detalle
- Asociación de Sedes
Panel Encabezado
- Nombre del método: Configure el método con el nombre facturación electrónica.
- Tipo de actividad: Seleccione de la lista la opción ventas y facturación.
- Estado del método: El sistema tiene este campo marcado por defecto.
- Filtro del método: Seleccione de la lista la opción ventas y facturación.
Panel Detalle
- Fecha de autorización: Ingrese la fecha a partir de la cual empezara a operar el método de numeración en su entidad.
- Numero de autorización: Es el número de autorización que le fue otorgado a la entidad por parte de la DIAN.
- Rango desde: Indique el numero en el que iniciara el consecutivo de facturación electrónica.
- Prefijo de numeración: Este campo corresponde al prefijo que acompañará al consecutivo de la factura, ingrese el prefijo que le ha sido otorgado por la DIAN a su entidad.
- Fecha de hasta autorización: Ingrese la fecha Hasta cuanto desea que el usuario tenga la autorización de operar el método de numeración en su entidad.
- Rango hasta: Digite el número en el que terminara el consecutivo de facturación electrónica.
- Estado: Seleccione la opción “Activo” para que el método de numeración pueda operar en la entidad.
- Reinicio habilitado: NO marque esta opción ya que si lo hace una vez se emita una factura con el número que fue configurado en el campo rango hasta, el sistema reiniciara la numeración para la facturación.
- Descripción de la autorización: Esta sección se encuentra dedicada para el texto que se desea que aparezca al final de la factura, siéntase en la libertad de ingresar el texto que necesite su entidad.
Panel Asociación A Sedes
Seleccione la casilla seleccione, de las sedes que desea que tengan activo el método de numeración que se creara.
Una vez diligenciados los campos mencionados anteriormente presione el botón guardar, el cual se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Método numeración – Facturación electrónica
A continuación, el sistema muestra una ventana indicándole si desea guardar el método de numeración, presione la opción “SI”.
Confirmación método numeración
El sistema le indica que se ha guardado el método de numeración de manera satisfactoria a través del siguiente mensaje
Confirmación de guardado
Luego de llevar a cabo el proceso anterior asegúrese de presionar el botón nuevo que se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Nuevo Registro
Método De Numeración Anulación Facturación Electrónica
Este método de numeración se configura con el fin de numerar las notas crédito de anulación de facturas electrónicas.
Al ingresar a la pantalla Métodos de numeración, se puede identificar que está conformado por las siguientes secciones:
- (Configuración de Métodos)
- Encabezado
- Detalle
- Asociación de Sedes
Panel Encabezado
- Nombre del método: Configure el método con el nombre anulación facturación electrónica.
- Tipo de actividad: Seleccione de la lista la opción ventas y facturación.
- Estado del método: El sistema tiene este campo marcado por defecto.
- Filtro del método: Seleccione de la lista la opción ventas y facturación.
Panel Detalle
- Fecha de autorización: Ingrese la fecha a partir de la cual empezara a operar el método de numeración en su entidad.
- Rango desde: Indique el número en el que iniciara el consecutivo de anulación facturación electrónica (nota crédito).
- Prefijo de numeración: Este campo corresponde al prefijo que acompañará al consecutivo de anulación de la factura (nota crédito), ingrese el prefijo que le ha sido otorgado por la DIAN a su entidad.
- Fecha hasta autorización: Ingrese la fecha Hasta cuanto desea que el usuario tenga la autorización de operar el método de numeración en su entidad.
- Numero de autorización: Es el número de autorización que le fue otorgado a la entidad por parte de la DIAN.
- Rango hasta: Digite el número en el que terminara el consecutivo de anulación de facturación electrónica.
- Estado: Seleccione la opción, “Activo” para que el método de numeración pueda operar en la entidad.
- Reinicio habilitado: NO marque esta opción ya que si lo hace una vez se emita una anulación de factura con el número que fue configurado en el campo rango hasta, el sistema reiniciara la numeración para la anulación de facturación.
- Descripción de la autorización: Esta sección se encuentra dedicada para el texto que se desea que aparezca al final de la anulación de la factura, siéntase en la libertad de ingresar el texto que necesite su entidad.
Panel Asociación A Sedes
Seleccione la casilla seleccione, de las sedes que desea que tengan activo el método de numeración que se creará.
Una vez diligenciados los campos mencionados anteriormente presione el botón guardar, el cual se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Método numeración –Anulación Facturación electrónica
A continuación, el sistema muestra una ventana indicándole si desea inactivar el método de numeración, presione la opción “SI”.
Confirmación método numeración
El sistema le indica que se ha guardado el método de numeración de manera satisfactoria a través del siguiente mensaje
Confirmación de guardado
Asociación De Movimientos A Métodos De Numeración
Nota. Previamente debe haberse configurado los movimientos: facturación de venta y Nota crédito por anulación
Asociación Del Movimiento Factura De Venta
Ingrese a la Ruta: Configuración / Facturación / Movimientos de facturación y cartera
Ruta
Seleccione el icono “Buscar”, el cual se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Buscar
Se muestra en pantalla la ventana de búsqueda de los tipos de movimientos de facturación.
Ventana de búsqueda – movimientos facturación
Una vez dentro de la ventana de búsqueda en el campo “Nom Movimiento”, se ingresa la palabra FACTURA, se presiona el icono que se encuentra al lado de este y luego de ello la opción “Contains”, el sistema muestra las opciones que coinciden con el filtro de búsqueda.
Nom Movimiento
ventana de búsqueda movimientos facturaciónSe selecciona la opción FACTURADEVENTA presionando la palabra “Seleccione”, la cual se encuentra ubicada a la izquierda del registro. A continuación, se muestra en pantalla la configuración del movimiento.
Movimiento Factura de venta
En la sección “Métodos de numeración” se presiona el botón
“Nuevo método de numeración”.
Nuevo método de numeración
Se muestra en pantalla la ventana tipos de numeración, la cual se deberá configurar de la siguiente manera:
Tipo de numeración
Método de numeración: Se selecciona la opción “Facturación electrónica” (el método de numeración que se creó anteriormente).
Indicador activo: Se marca el indicador
Botón guardar cambios: Una vez diligenciados los campos anteriores se presiona este botón.
El sistema muestra un aviso donde se indica que el método de numeración se ha creado de manera satisfactoria.
Aviso de creación
Se cierra el aviso de creación y luego de ello se presiona el icono “Guardar Registro”, el cual que se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Guardar
El sistema muestra el aviso de modificación del movimiento.
Tipo de movimiento modificado correctamente
De esta manera queda asociado el movimiento de facturación al método de numeración Facturación electrónica.
Asociación Del Movimiento Nota Crédito Anulación Factura
Ingrese a la Ruta: Configuración / Facturación / Movimientos de facturación y cartera.
Ruta
Seleccione el icono “Buscar”, el cual se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Buscar
Se muestra en pantalla la ventana de búsqueda de los tipos de movimientos de facturación.
Ventana de búsqueda – movimientos facturación
Una vez dentro de la ventana de búsqueda en el campo “Nom Movimiento”, se ingresa la palabra CREDITO, se presiona el icono que se encuentra al lado de este y luego de ello la opción “Contains”, el sistema muestra las opciones que coinciden con el filtro de búsqueda.
Nom movimiento
Ventana de búsqueda – movimientos facturación
Se selecciona la opción “Nota crédito de Reemplazo Factura CVip”, presionando la palabra “Seleccione”, la cual se encuentra ubicada a la izquierda del registro. A continuación, se muestra en pantalla la configuración del movimiento.
Movimiento Nota Crédito por Anulación
En la sección “Métodos de numeración” se presiona el botón
“Nuevo método de numeración”.
Nuevo método de numeración
Se muestra en pantalla la ventana tipos de numeración, la cual se deberá configurar de la siguiente manera:
Tipo de numeración
Método de numeración: Se selecciona la opción anulación facturación electrónica (el método de numeración que se creó anteriormente).
Indicador activo: Se marca el indicador
Botón guardar cambios: Una vez diligenciados los campos anteriores se presiona este botón.
El sistema muestra un aviso donde se indica que el método de numeración se ha creado de manera satisfactoria.
Aviso de creación
Se cierra el aviso de creación y luego de ello se presiona el icono “Guardar Registro”, el cual que se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Guardar
El sistema muestra el aviso de modificación del movimiento.
Tipo de movimiento modificado correctamente
De esta manera queda asociado el movimiento de facturación al método de numeración anulación facturación electrónica.
Nota: Además de realizar las configuraciones en iMedical, también se deberá completar el proceso de configuración en la página de la DIAN. Como parte de este procedimiento ingresar al siguiente link: iMedical Services SAS. Esta configuración aplica tanto para nuevos clientes en facturación electrónica como cuando se finaliza un método de numeración y se configura uno nuevo.
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