Introducción

Este manual ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios en el uso correcto de la funcionalidad de Segunda Firma – Tutor y Requiere Tutor, implementada en el módulo de formulación médica del sistema.

La herramienta permite que las formulaciones realizadas por un profesional con el indicador Requiere Tutor sean revisadas y aprobadas por un usuario con el rol de Tutor, garantizando así la validación de las decisiones médicas bajo un control adecuado y conforme a los lineamientos clínicos establecidos.

A través de esta guía, el usuario encontrará las instrucciones necesarias para configurar correctamente los permisos, registrar una formulación, efectuar la validación por parte del tutor y verificar la impresión del registro con ambas firmas (tratante y tutor).

El documento está dirigido a profesionales de la salud y personal administrativo que intervienen en los procesos de registro clínico y formulación dentro del sistema. Su aplicación busca asegurar el cumplimiento de los flujos de autorización médica y mantener la trazabilidad y seguridad de la información en los procesos asistenciales.

Nota:
Para ampliar la información sobre el proceso general de formulación de productos, medicamentos, insumos y servicios médicos dentro del sistema, consulte el manual “Actividad Formulación de Productos”, donde se detallan las rutas, campos, botones y procedimientos del módulo de Formulación.

Enlace Manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/actividad-formulacion-de-productos

Descripción General de la Funcionalidad

La funcionalidad Tutor y Requiere Tutor aplica en los procesos de formulación médica, incluyendo:

• Medicamentos
• Insumos
• Procedimientos
• Hemoderivados
• Nutrición
• Actividades/Dieta
• Servicios

Cuando un usuario con el rol de Requiere Tutor realiza una formulación, esta debe ser validada por un usuario con el rol de Tutor antes de considerarse aprobada.
El sistema mostrará un ícono de validación (botón de “Validar”) que permitirá al tutor revisar y aprobar la formulación.

Configuración Inicial 

Para el correcto funcionamiento, deben configurarse los siguientes elementos:

Activación del Ítem “IndRequiereTutor”

Ruta: Configuración > General > Tablas Básicas

Diríjase al módulo Tablas básicas.

Ruta

Seleccione la opción Historia clínica.

Ingrese a Esquemas de historia clínica.

Ruta

Selección de la consulta

Busque la consulta  en la cual desea que aparezca el formulario, en este caso “FORMULACIÓN”.

Busqueda de Consulta

NombreActividad “FORMULACIÓN”

Activación del ítem correspondiente

Dentro de los ítems listados, ubique el que corresponda al formulario o condición que desea habilitar.

Ejemplo: IndRequiereTutor.

Indicador IndRequiereTutor

Active la casilla de verificación del indicador correspondiente.

Haga clic en Guardar .

Al guardar, el sistema asegura que el esquema y el formulario seleccionado estarán disponibles en la consulta definida

Configuración de usuarios

Ruta: Configuración > General > Creación de Usuarios del Sistema.

Ruta

Usuario Tutor: debe tener marcado el indicador Tutor.

Casilla de verificación Tutor

Usuario que requiere tutor: debe tener activado el indicador Requiere Tutor.

Casilla de verificación Requiere Tutor

Estas configuraciones deben ser realizadas por personal autorizado en la administración del sistema.

Registro de Formulación

Una vez configurados los permisos:

Ingresar a la ruta:
Gestión Clínica > Registros Clínicos > Pacientes

Ruta

Seleccionar el paciente correspondiente e ingresar a la pestaña Formulación.

Formulación

Realizar la formulación según el tipo de producto:

• Medicamentos
• Procedimientos
• Insumos
• Hemoderivados
• Nutrición
• Actividades/Dieta
• Servicios

Ítems de Formulación

Formulación Realizada

Guardar el registro.

• Si el usuario tiene el indicador Requiere Tutor, la formulación quedará pendiente de validación.
• Si el usuario tiene el indicador Tutor, el sistema permitirá guardar normalmente sin necesidad de aprobación adicional.

Validación por el Médico Tutor

El médico tutor debe ingresar al registro para realizar la aprobación de las formulaciones pendientes:

Validación desde Formulación

Ingresar a la ruta:
Gestión Clínica > Registros Clínicos > Pacientes

Ruta

Seleccionar al paciente y abrir la Formulación.

Formulación

Identificar el botón de Validar, visible solo para usuarios con rol de tutor.

Botón Validar

Al hacer clic en el botón, el sistema desplegará una ventana emergente (modal) con los productos formulados que requieren validación.

Ventana de Validación

El tutor selecciona los elementos a validar y confirma la aprobación .

Validar y confirma la aprobación

Una vez validada la formulación, el sistema actualiza el estado del registro como avalado.

Producto Validos Correctamente

Validación desde Histórico de Atenciones (Demostración)

También es posible realizar la validación desde el histórico del paciente.

Ingresar a la ruta:
Gestión Clínica > Registros Clínicos > Pacientes

Seleccionar el paciente correspondiente y abrir la pestaña Histórico de Atenciones.

Ubicar la atención donde se encuentra la formulación realizada por el usuario que requiere tutor.

Historico Paciente

Ingresar al registro; el sistema mostrará el botón “Validar” en la parte superior.

botón “Validar”

Al hacer clic en este botón, se desplegará la lista de productos formulados pendientes de validación.

Productos Formulados

Seleccionar los productos y confirmar la validación.

Seleccionar Productos 

Una vez aprobados, el sistema actualizará el estado del registro y reflejará la validación tanto en la formulación como en el histórico.

Impresión del Registro

Después de la validación:

Al imprimir el registro desde la pantalla de Formulación o desde el Histórico de Atenciones, el documento mostrará ambas firmas:

• Firma del médico tratante (quien realizó la formulación).
• Firma del médico tutor (quien aprobó la formulación).

Historia Clínica