Introducción

El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios en el proceso de creación y gestión de pacientes dentro del sistema, garantizando el registro adecuado de la información personal, administrativa y de aseguramiento. Este proceso es fundamental para asegurar la correcta identificación del paciente y la trazabilidad de su información a lo largo de los diferentes servicios y procesos institucionales.

El objetivo principal de este documento es brindar una guía clara y ordenada que permita a los usuarios realizar la creación de pacientes de manera correcta, cumpliendo con los lineamientos definidos y con la normativa vigente. Asimismo, se busca facilitar la comprensión de los campos obligatorios, las funcionalidades automáticas del sistema y los ajustes aplicables en casos especiales.

Este manual está dirigido al personal administrativo y asistencial encargado del registro y actualización de datos de pacientes, así como a otros usuarios autorizados que intervienen en los procesos de admisión. El alcance del documento incluye la descripción del proceso general de creación de pacientes, la explicación de las secciones y campos disponibles, las funcionalidades de generación automática de datos y los ajustes normativos aplicables, sin abordar procesos posteriores a la creación del registro.

La correcta aplicación de las instrucciones aquí descritas contribuye a la calidad de la información, al cumplimiento normativo y a una gestión más eficiente de los datos de los pacientes. El contenido del manual se encuentra organizado por secciones, iniciando con el proceso general de creación, seguido de las funcionalidades específicas y los ajustes especiales, con el fin de facilitar su consulta y uso práctico.

Proceso Creación Paciente

Para la creación de paciente diríjase a la siguiente 

Ruta: Gestión Administrativa / Admisiones / Creación Paciente 

Ruta

Pantalla Principal: 

Pantalla Creación de paciente

Sección Datos Básicos 

• Tipo de Identificación 
• Número de Identificación 
• Lugar de Expedición 
• Fecha de Expedición 
• Primer Nombre 
• Segundo Nombre 
• Primer Apellido 
• Segundo Apellido 

Seleccione y diligencie la información que solicita el sistema, teniendo en cuenta que los campos que se encuentran resaltados en negrita son de obligatorio diligenciamiento. 

Sección Datos Básicos

Sección Detalle Datos Persona 

• No. Historia: Numero de documento que tena el paciente
• Grupo Sanguíneo 
• Factor RH
• Fecha Afiliación al SGSS
• Genero 
• Fecha nacimiento 
• Lugar de Nacimiento 
• Lugar de Residencia 
• Zona 
• Nivel Educativo 
• Profesión 
• Ocupación 
• Estrato 
• Tipo Población 
• Grupo Étnico 
• Tipo Persona 
• Religión 
• Estado Civil 
• Datos Nombre Madre y Numero de Documento 
• Datos Nombre Padre y Numero de Documento
• Seleccione una fotografía del paciente, no es obligatorio 
• Identidad de género : Este campo se diligencia mediante una lista desplegable que ofrece las siguientes opciones: Masculino, Femenino, Transgénero, Neutro y No declara. La selección realizada quedará asociada al registro del paciente.

Seleccione y diligencie la información que solicita el sistema, teniendo en cuenta que los campos que se encuentran resaltados en negrita son de obligatorio diligenciamiento. 

El panel Aseguramiento va relacionado a las líneas de pago, seleccione y diligencie la información requerida en cada campo 

Sección Datos de afiliación 

En esta sección encontrara los siguientes campos: 

• Aseguradora: Desplegable para seleccionar la aseguradora de salud.
• Régimen: Desplegable para elegir el régimen de afiliación.
• Tipo Afiliado: Desplegable para definir el tipo de afiliado.

Nota: El campo Tipo Afiliado presenta únicamente los tipos de afiliación que se encuentran habilitados en el sistema.

Los tipos de afiliación inhabilitados no estarán disponibles para su selección al momento de crear o actualizar el registro del paciente.

Los registros históricos asociados a tipos de afiliación que actualmente se encuentren inhabilitados se conservan para fines de consulta, pero no pueden ser seleccionados nuevamente.

• Nivel Afiliación: Desplegable para seleccionar el nivel de afiliación.
• Número de Afiliación, Lugar de Afiliación, Sede IPS: Campos para especificar los detalles de la afiliación.
• Fecha Inicio Afiliación, Fecha Hasta Afiliación: Selectores de fecha para definir el periodo de afiliación.
• Producto de Aseguramiento, Condición de Aseguramiento: Desplegables para detallar el producto y la condición de aseguramiento

Sección Datos cotizantes 

• Tipo Documento, Número de Identificación: Campos para la identificación del cotizante.

Sección Datos Complementarios Afiliaciones

• EPS, ARL, Fondo de Pensiones: Desplegables para ingresar información adicional sobre la afiliación del paciente.

Posteriormente de clic en “Guardar” para agregar la información suministrada de lo contrario de clic en “Cancelar”

Una vez de clic en guardar podrá visualizar que en la parte superior cargará una grilla con la información anteriormente registrada

Panel Direcciones/Locación 

Este panel se utiliza para ingresar y administrar las direcciones y números de contacto del paciente. Los campos incluyen:

• Tipo Dirección: Columna con un desplegable que permite seleccionar el tipo de dirección (Domicilio, oficina).
• Descripción: Campo de texto para proporcionar detalles adicionales sobre la dirección.
• Lugar: Desplegable que permite seleccionar la ciudad y departamento asociado con la dirección
• Barrio: Desplegable para seleccionar el barrio específico de la ubicación.
• Activo: Casilla de verificación para indicar si la dirección está activa o no.
• Ver mapa: Botón o enlace que presumiblemente permite visualizar la ubicación en un mapa.

Validación de campos telefónicos

Los registros correspondientes a Teléfono Fijo Oficina, Teléfono Fijo Casa y Celular permiten únicamente el ingreso de valores numéricos y deben contener exactamente diez (10) dígitos.
Si se ingresan caracteres diferentes a números o una cantidad distinta de diez dígitos, el sistema mostrará un mensaje de validación y no permitirá guardar la información hasta que el dato sea corregido.

Seleccione y diligencie la información solicitada por el sistema, teniendo en cuenta que los campos resaltados en negrita son de obligatorio diligenciamiento.

Seleccione y diligencie la información que solicita el sistema, teniendo en cuenta que los campos que se encuentran resaltados en negrita son de obligatorio diligenciamiento. 

Dirección/Locación

Panel Autorización de Datos 

Este panel incluye una declaración que hace referencia a la autorización legal para el uso de los datos de la paciente basada en la ley local (en este caso, la ley 1581 de 2012 de Colombia). Los elementos son:

Texto de Autorización: Un párrafo que explica los derechos del paciente respecto al uso de su información personal.

• Casilla de verificación 'Sí' o 'No': Para que el paciente o su representante legal marque si autoriza o no a la institución para el uso de sus datos para manejo médico, contacto y envío de información de la institución.
  
  
• Adicionalmente, hay un campo para Observaciones donde se pueden ingresar notas o detalles adicionales relacionados con la autorización de datos. 
  

 Marque Si, si autoriza a la institución para el uso de sus datos para manejo médico, contacto y envió de información de la institución de lo contrario marque No

Panel Discapacidades

Si el paciente cuenta con una discapacidad 

• Seleccione el tipo discapacidad, grado discapacidad, fecha desde y fecha hasta 
• Posteriormente de clic en “Add New” para agregar la información registrada 
• Si desea aditar información registrada anteriormente de clic en “Edit’
• Si desea eliminar información registrada en este panel de clic en “Delete” 

Discapacidades

 Finalmente, de clic en el icono “Guardar Registro”  En la barra superior derecha 

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Funcionalidad creación de pacientes datos automáticos

Para que el sistema genere los datos de manera automática, es necesario configurar la variable de entidad 'AutoDatosPaciente' con el valor 1. Si esta configuración no se establece, el sistema continuará operando de manera habitual.

Cuando se ingresa el número de documento de un paciente que no está registrado en el sistema, los siguientes datos se generarán automáticamente:

• Zona: Urbana
• Tipo de población: Otros grupos poblacionales
• Ocupación: Otro
• Estado civil: Otro
• Teléfono fijo: Se asignará por defecto el valor “0000000000”

Panel 1

Panel 2 

Ajustes En La Creación De Paciente Según Norma 4622

La resolución 4622 de 2016 estable un proceso normativo y operativo que busca garantizar la inclusión de personas en el SGSSS, incluso en casos excepcionales donde no se cuente con documentos de identidad válidos, siempre bajo los parámetros establecidos por la normativa vigente.

Igualmente, la ruta para este caso seguirá siendo la misma

 Ruta: Gestión Administrativa / Admisiones / Creación Paciente

Ruta

Al ingresar a la ruta aparece la pantalla de creación de paciente en ella el personal de la entidad realiza la creación de paciente tal cual como se explica al inicio del documento.

Los ajustes implementados son:

Para guardar el ingreso de paciente realizado, se da click sobre el ícono de guardado  

El sistema guarda correctamente en ambos casos los pacientes con las características seleccionadas

Realizar cambios a un paciente AS o MS sin identificar, ya creado en el sistema:

Estando ubicados en el paciente correspondiente al que se le quiere hacer algún cambio en su condición, se selecciona otra opción y le damos en aplicar cambios

Se comprueba que el cambio de condición haya quedado realizado

Nota. El sistema no permite guardar cambios si no se ha elegido alguna condición.