Introducción

Este manual proporciona las instrucciones detalladas para la configuración de sedes dentro del sistema, permitiendo al usuario crear, consultar y administrar la información asociada a cada sede de una entidad, así como sus servicios, variables, productos, tipos de examen, conceptos de cobro e indicadores contables. Su finalidad es garantizar un uso correcto, ordenado y eficiente de esta funcionalidad. El contenido está dirigido a usuarios administrativos y técnicos encargados de la configuración y gestión operativa de las entidades dentro del sistema. En especial, a quienes realizan labores relacionadas con la creación de sedes, la asignación de servicios y la configuración de variables y productos asociados.

El manual abarca todo el proceso de configuración disponible dentro de la pestaña Sedes, incluyendo la visualización de la información general de cada sede, la asociación y gestión de servicios, la creación de nuevas sedes y el diligenciamiento de sus campos obligatorios. También comprende la descripción y administración de las variables propias de la entidad, la consulta y filtrado de productos, así como la interacción con las secciones de Tipos de Examen, Conceptos de Cobro e Indicadores Contabilidad. Todo ello con el fin de orientar al usuario en la ejecución eficiente y correcta de la configuración correspondiente.

Para conocer el proceso de Creación de una entidad, consulte el siguiente manual: https://soporte.imedicalservices.com/support/imedicalservicessas/ShowHomePage.do?articlestatus=published#Solutions/dv/600467000072224393/es

Configuración de Sedes 

Siguiendo la ruta: Configuración > General > Grupo Empresarial

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:

De clic en la pestaña "Sedes" 

Sedes

Tenga en cuenta que, las sedes cambian de acuerdo con la entidad seleccionada. 
 

De clic sobre la sede, hecho esto, podrá visualizar toda la información correspondiente a esa sede. 

Sede Información

Tenga en cuenta que, esta es la información que se ve impresa en la parte inferior de la historia clínica de los pacientes. 

En la parte inferior de la pantalla, encontrara los servicios que tiene asociados cada una de las sedes.  

Servicios asociados

Si quiere asociar un nuevo servicio, de clic en el icono de "Agregar Servicios"  

Agregar servicio

Al dar clic en el icono se habilita la siguiente pestaña. 

Elija mediante las casillas de verificación el o los servicios que desea asociar y seleccione las fechas inicial y final. Una vez completo esto, de clic en el botón "Agregar".  

Servicios a asociar

En caso de que la entidad ya no cuente con un servicio habilitado, coloque una fecha final a este.  

De clic en el icono del Calendario:  

Calendario

Seleccione la fecha cuando el servicio dejo o dejará de estar disponible. 

Fecha final

Por último, de clic en el icono Guardar. 

Agregar Sede 

De clic sobre el icono de "Agregar Sede"  

Agregar sede

Al hacer esto, se habilitan los campos que deben ser diligenciados según la sede a crear. Tenga en cuenta que los campos resaltados en negrilla son de carácter obligatorio: 

• Nombre Sede: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre de la sede.
• Lugar: Ciudad o municipio donde se encuentra ubicada la sede. Esta selección se hace mediante el icono  . Este campo obligatorio.  
• Fecha de Registro: Campo de selección de fechas que permite registrar la fecha en la que se crea la sede en el sistema.
• Dirección Sede: Campo alfanumérico para diligenciar la dirección física de la sede.
• Teléfono Sede: Campo alfanumérico para diligenciar el número telefónico de la sede.
• Habilitado: Casilla de verificación que permite indicar si la sede se encuentra activa en el sistema.
• Principal: Casilla de verificación que permite indicar si la sede corresponde a la principal.
• Costo: Casilla de verificación que permite indicar si la sede maneja configuración de costos.
• Código Habilitación: Campo alfanumérico para diligenciar el código de habilitación asignado a la sede.
• Código de Habilitación EXTRA_III: Campo alfanumérico para diligenciar el código de habilitación adicional correspondiente a la sede, el cual es de diligenciamiento obligatorio, este campo tiene una longitud máxima de 10 caracteres. La información registrada en este campo se integra en el proceso de facturación electrónica y se incluye en el archivo XML generado para la DIAN, siendo visible para efectos de los RIPS.
• Nombre del Director: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre del director de la sede.
• Identificación del Director: Campo alfanumérico para diligenciar el número de identificación del director de la sede.
• Responsable Autorización: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre del responsable de autorizaciones en la sede.
• Cargo Responsable Autorización: Campo alfanumérico para diligenciar el cargo del responsable de autorizaciones.
• Teléfono Responsable Autorización / Ext / Celular: Campo alfanumérico para diligenciar datos de contacto del responsable de autorización.
• Host SMTP / User SMTP / Password SMTP / Puerto SMTP: Parámetros de configuración del servidor de correo (SMTP) que utiliza la sede para el envío de notificaciones automáticas.

Sede creada

Por último, de clic en el icono Guardar.  

Variables 

En la misma pantalla, de clic en la pestaña "Variables" 

En esta pestaña encontrara todas las variables que tiene la entidad seleccionada. Estas variables corresponden a todos los procesos que son permitidos realizar en el sistema de información, esto, de acuerdo con una configuración especifica. 

Crear Variable 

Para crear una variable, debe completar los siguientes campos obligatorios:

• Cód. Variable: Campo alfanumérico para diligenciar el Código de que identifica la variable

• Valor Variable: Campo alfanumérico para diligenciar el valor de la variable

• Descripción: Campo alfanumérico para describir la funcionalidad de la variable

Una vez completos estos campos, debe dar clic en el botón de "Agregar"

EJEMPLO:

Campos completos

Al dar clic en el botón, la variable aparecerá en la lista de resultados:

Productos

En la misma pantalla, de clic en la pestaña "Productos"

En esta pestaña encontrara todos los productos que se encuentran asociados a la entidad. Cada uno identificado en la tabla de resultados con su Código, Nombre de Producto y Tipo de Producto.

Productos

Si desea buscar algún producto en específico que ya este agregado, puede usar alguno de los dos siguientes campos:

• Cod Producto: Campo alfanumérico para diligenciar el código que identifica al producto.
• Producto: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre del producto. 

Una vez completo estos campos, de clic en “Filtrar"

EJEMPLO:

Producto filtrado

Tipos Examen

En la misma pantalla, de clic en la pestaña "Tipos Examen"

Al dar clic en el campo "Entidad" podrá visualizar la o las entidades que el usuario tiene disponibles.

Entidad

Esta pantalla se usar normalmente para hacer algún tipo de ajuste en los tipos de examen.

Conceptos Cobro

En la misma pantalla, de clic en la pestaña "Conceptos Cobro"

Conceptos cobro

Al dar clic en el campo "Entidad" podrá visualizar la o las entidades que el usuario tiene disponibles.

Esta pantalla se usar normalmente para copiar conceptos de cobro de la entidad. En caso de que no haya, el sistema genera el siguiente mensaje:

Indicadores Contabilidad

En la misma pantalla, de clic en la pestaña "Indicadores Contabilidad"

Indicadores contabilidad

Esta pestaña sirve para definir que tipo de contabilidad va a manejar la entidad:

• Colgap
• Niif

Seleccione alguna de las dos mediante la casilla de verificación

Tipo de contabilidad

Por último, de clic en el icono Guardar.