Introducción

El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios en la configuración y gestión de cartas y documentos dentro del sistema de información institucional. Esta funcionalidad permite crear, administrar y generar plantillas utilizadas en los diferentes procesos clínicos y administrativos, facilitando el registro estandarizado de información y la integración de variables provenientes de la historia clínica del paciente.

El documento tiene como objetivo brindar una guía clara para la creación de plantillas editables y documentos tipo Word, así como para el uso de variables, generación de documentos en historia clínica y utilización de funcionalidades asociadas como firma digital y captura de huella. Está dirigido principalmente al personal asistencial, administrativo y usuarios responsables de la parametrización y gestión documental dentro de la plataforma.

La correcta configuración de cartas y documentos contribuye a optimizar los procesos institucionales, mejorar la trazabilidad de la información y garantizar la adecuada generación y almacenamiento de documentos clínicos asociados al paciente.

A lo largo del manual se describen las rutas de acceso, configuración de plantillas, uso de variables y proceso de generación de documentos dentro de la historia clínica, permitiendo al usuario comprender de manera ordenada el funcionamiento de la herramienta.

Acceso a la Funcionalidad

Sigua la ruta: Configuración > Historia clínica > Configuración de Cartas y Documentos

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla que contara con dos pestañas:

Cartas y documentos

Plantillas

En la pestaña "Plantillas" encontrara una lista de resultados con los documentos ya configurados y su respectivo:

Si da clic en el icono Editar  de la primera columna podrá visualizar la información detallada y completa de la plantilla seleccionada. 

Información de la plantilla:

Crear una nueva plantilla 

Estando en la pestaña Plantilla, haga clic sobre la opción Crear Nueva Plantilla

Al hacer esto se habilita el siguiente panel:

Complete los siguientes campos, tenga en cuenta que los campos marcados en negrilla son de carácter obligatorio. 

1. Tipo plantilla: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de la plantilla 
   

Plantilla editable

Al seleccionar la opción Editable, se abrirá la siguiente pantalla:

La plantilla cuenta con varios modos para digitar información; Viñetas, tablas, Tamaño, subrayado, color de letra, entre otras más opciones.

Se recomienda usar la fuente Arial en tamaño 8 o 9 para realizar el registro de las cartas que se vayan a manejar. 

También podrá seleccionar las variables que están configuradas en el sistema de información y que se encuentran dentro de la pestaña "Variables" explicada más adelante en el documento.

1. Variable Datos Paciente: En este campo encontrará todas las variables que tiene el sistema de información relacionadas con los datos del paciente. Ejemplo: @TipoDocumento@ 
   

1. Variable Historia clínica: En este campo encontrará todas las variables que tiene el sistema de información relacionadas con la historia clínica.  Ejemplo: @NumeroHistoria@
   

1. Variable General: En este campo encontrará todas las variables que tiene el sistema de información relacionadas con la información general de la plantilla. Ejemplo: @Fecha@
   

Dentro de esta plantilla se puede configurar información tipo imagen.

Puede generar una previsualizan de la carta, dando clic en la opción Preview.

1. Proceso: Campo desplegable de única selección que permite elegir el proceso donde quiere que se visualice el documento.  
   

1. Subproceso: Campo desplegable de única selección que permite elegir el subproceso. Las opciones cambian de acuerdo con el proceso seleccionado.  
   

Si la información viene de un documento externo, péguela como texto sin formato para evitar errores al momento de generar la plantilla.

Opción Pegar como Texto sin Formato

Una vez tenga completos los campos y la información. Ejemplo:

Proceda a seleccionar las variables que requiera dentro del documento. 

Cuando las variables se configuran dentro del documento, permiten que cuando el profesional vaya a realizar la generación de los documentos ya NO se visualice la variable, si no, la información que contiene esta misma.

Si no se hace esta configuración dentro del documento, al momento de generarlo NO se visualizará la información correspondiente.  

Tenga en cuenta que la variable @FirmaPaciente@ es la que habilita el proceso de generación de la firma, permitiendo que esta pueda ser tomada de manera digital o generada como firma convencional.

Una vez completa toda la información, haga clic en el botón Guardar 

Luego, el sistema confirma el registro de la plantilla almacenada satisfactoriamente.

Al cerrar el panel, podrá visualizar la plantilla creada:

De clic en el icono Editar  de la primera columna si desea editar alguna información de la plantilla.

De clic en el icono  para descargar el archivo

Si desea inhabilitar la plantilla, de clic en el icono Editar  y desmarque la casilla de verificación Habilitado

Después de clic en el botón Actualizar.

Plantilla Word

Al seleccionar la plantilla Word el panel mostrarán los siguientes campos:

1. Proceso: Campo desplegable de única selección que permite elegir el proceso donde quiere que se visualice el documento.   
   

1. Subproceso: Campo desplegable de única selección que permite elegir el subproceso. Las opciones cambian de acuerdo con el proceso seleccionado.  
   

1. Actividad Médica: Campo desplegable de múltiple selección que permite asociar la plantilla a una o varias actividades médicas específicas. 
   

Este campo se habilita únicamente cuando en el campo Subproceso se selecciona la opción Actividad Médica. La configuración realizada permite que el documento se visualice y esté disponible únicamente en las actividades médicas seleccionadas, facilitando así la organización y generación de documentos según el tipo de atención o procedimiento realizado.

1. Nombre: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre de la plantilla.  
   

Como esta YA NO ES una plantilla editable, debe cargar la información directamente de un archivo WORD dando clic en el botón "Elegir archivo"

Elegir archivo

Nota. Tenga en cuenta que una vez cargue el archivo, la información que contiene YA NO se puede editar. Esto quiere decir que las variables deben configurarse dentro del archivo antes de cargarlo al sistema. 

1. Habilitado: Casilla de verificación que debe estar activa si quiere que la plantilla funcione dentro del sistema.  
   

Una vez completa los campos, de clic en el botón Guardar 

Luego, el sistema confirma el registro de la plantilla almacenada satisfactoriamente.

Una vez guardado, el sistema le permite visualizar en el mismo panel el archivo PDF con la información de la plantilla. 

Cuando el profesional vaya a generar el documento, lo va a visualizar también en formato PDF junto con la opción de que pueda realizar la firma convencional siempre y cuando haya configurado esta variable. 

Pestaña Variables

En la pestaña Variables encontrará una lista de registros con los nombres de las variables que se encuentran creadas con su respectivo grupo y descripción. Esta pestaña funciona para que el usuario identifique todas las variables a usar al momento de crear o editar una plantilla.

Las variables como tal son procesos que se tienen en el sistema para llevar información al documento requerido dependiendo de que información conlleva cada una.

Las variables pertenecen a 3 grupos:

Generar plantilla en Historia Clínica 

Una vez realizada la configuración de las cartas y documentos, estos podrán ser registrados al paciente. El procedimiento se realiza de la siguiente manera:

Ruta: Gestión Clínica > Registros Clínicos > Pacientes.  

Ruta

Seleccione el icono de consentimientos informados.  

Al ingresar en el icono, se visualizará un campo desplegable de única selección, en el cual se desplegarán todos los documentos previamente configurados. El usuario deberá seleccionar el documento que se requiera generar.

Las plantillas, tanto editables como Word, podrán ser firmadas una vez se haya realizado el proceso de visualización. La firma puede realizarse de forma convencional, utilizando el mouse, o mediante la opción de firma digital.

Actualmente, la funcionalidad de firma digital es compatible con la integración de los siguientes dispositivos de hardware:

Estos dispositivos permiten capturar la firma del paciente de manera directa y segura durante el proceso de generación de documentos y plantillas.

Al seleccionar el botón Firma Tableta, se abrirá una ventana en la cual el usuario podrá elegir el dispositivo mediante el cual se capturará la firma del paciente.

Función Firma Documento

Dentro de la funcionalidad de registro de documentos, se cuenta con la opción de capturar la huella digital del paciente para ambos tipos de plantilla. Para habilitar esta función, se deberá configurar la variable @HuellaPaciente@ en la configuración de los documentos correspondientes.

Actualmente, el proceso de captura de huella digital es compatible con el siguiente hardware:

1. Lector biométrico Digital Persona 4500
   

Una vez generadas la firma y la huella del paciente, la funcionalidad cuenta con el icono de refresh, el cual permite actualizar el documento para visualizar correctamente la firma y la huella registradas.

Adicionalmente, en el caso de los documentos editables, el profesional podrá realizar ajustes al consentimiento o carta antes de proceder a guardarlo definitivamente.

La funcionalidad de cartas y documentos permite, al finalizar el proceso de registro de un documento, que en el caso de las plantillas editables sea posible exportar el documento. Esta opción permite previsualizar la impresión del documento incluso antes de guardarlo en el sistema, facilitando la revisión y verificación de su contenido.

Al momento de realizar el registro del documento, el sistema de información permite guardar el archivo en la historia clínica del paciente. Una vez completado el proceso de manera correcta, el sistema mostrará un mensaje de confirmación indicando que el registro se ha guardado satisfactoriamente.

El documento quedará guardado dentro de la sección Registro Actividades Atención, la cual podrá ser consultada en la historia clínica del paciente. En este registro se incluirán los siguientes datos:

Esto permite llevar un seguimiento completo y trazable de la generación y registro de cada documento asociado al paciente.