Módulo de Referencia
Introducción
El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios en el uso correcto del módulo de referencia, el cual permite la gestión, seguimiento y control de las remisiones dentro del sistema. Este módulo es una herramienta clave para garantizar la trazabilidad de los procesos de referencia interna, facilitando la consulta del estado de las remisiones y el registro oportuno de los seguimientos asociados a cada caso.
El documento tiene como objetivo principal describir de manera clara y ordenada la configuración requerida, las pantallas involucradas y el paso a paso del proceso operativo, de forma que los usuarios puedan ejecutar sus actividades de manera eficiente y consistente. Está dirigido al personal administrativo y asistencial responsable de la gestión de referencias, quienes requieren una guía práctica para el manejo adecuado de la información.
A lo largo del manual se detallan las rutas de acceso, los filtros de búsqueda, los estados de seguimiento y las funcionalidades disponibles, así como las acciones necesarias para la creación y consulta de seguimientos. De esta manera, se busca asegurar un uso correcto del módulo y contribuir a una gestión organizada, confiable y alineada con los procesos establecidos.
Configuración
Se debe realizar la configuración y creación de la lista especial código EstRe sobre la pantalla
Ruta: Configuración > Configuración General > Tablas Básicas
Ruta
Ruta: Tablas Básicas > Historia Clínica > Creación de listas especiales.
Ruta
La lista debe contener los siguientes valores: sin seguimiento, pendiente, aceptado, terminado y cancelado.
En pantalla de Crear seguimiento, para los campos entidad de referencia, causa de seguimiento y vía contacto se deberán configurar las siguientes listas con los códigos:
- Entidad de referencia: Esrafe
- Causa de seguimiento: causa
- Víacontacto: viCon.
La información que componga las listas debe ser suministrada por la institución.
Pantalla Referencia
Para ingresar a siguiente funcionalidad se procede de la siguiente manera:
Ruta: Gestión Administrativa / Referencia / Autorizaciones / Referencia
Ruta
Una vez ingresada la ruta de clic en la pestaña “Referencia interna”
Referencia interna
La pantalla comprende un encabezado, donde se encuentran los filtros de búsqueda
No. Ingreso: Digite le número de ingreso
No. Ingreso
Identificación: Ingresar el número de identificación del paciente
Identificación
Paciente: Numero asociado al paciente
Paciente
Sede: Menú desplegable para seleccionar la sede donde se realizó la admisión
Sede
Especialidad: Menú desplegable para seleccionar la especialidad médica pertinente a la referencia
Especialidad
Estado: Casilla de verificación para marcar uno o más estados de la referencia (por ejemplo, Aceptado, Cancelado, Terminado, etc.).
Estado
Filtro de relevancia fecha desde y fecha hasta: Campos con un selector de fecha para establecer un rango temporal para la búsqueda
Fecha desde / Fecha hasta
Al dar clic en el botón "Buscar" por defecto la aplicación muestra las fechas solo de los últimos 15 días y son obligatorias para realizar las búsquedas.
Una vez realizada la búsqueda los resultados se visualizarán en el grilla de registros.
Resultados de la búsqueda
Los estados que se visualizan en el panel "Filtros de búsqueda" corresponden al último estado generado en el seguimiento de la remisión.
Columna de estados
Aceptado (icono amarillo con un check): Este estado indica que la referencia o admisión ha sido revisada y aceptada por el personal correspondiente. Implica que todas las condiciones necesarias para el proceso han sido cumplidas y que el paciente puede proceder al siguiente paso en el flujo de atención.
Cancelado (icono rojo con una 'X'): Este estado indica que la referencia o admisión ha sido anulada o interrumpida. Esto puede deberse a una variedad de razones, como el cambio de planes del paciente, la inadecuación de los servicios referidos o cualquier otro impedimento que evite la continuación del proceso.
Terminado (icono verde con un check): Este estado denota que el ciclo de referencia o admisión ha sido completado en su totalidad. Todos los servicios previstos han sido proporcionados y no se requieren más acciones en este caso particular.
Sin Asignar (icono azul): Indica que la referencia o admisión aún no ha sido asignada a un departamento, especialista o recurso específico. Es un estado provisional que espera acción por parte de la administración para proceder.
Pendiente (icono rojo): Señala que la referencia o admisión está en espera de ser procesada. Aunque ha sido ingresada en el sistema, aún no se ha tomado ninguna acción concreta, o está a la espera de más información o de la confirmación de algún dato.
Asignado (icono verde): Muestra que la referencia o admisión ha sido asignada a un recurso o personal específico para su seguimiento. El caso ya ha sido direccionado y se encuentra en la etapa de ser trabajado o gestionado por quien corresponda.
Al hacer clic en el icono de la hoja .
Icono Seguimiento
Mostrará un formulario con la información del paciente, remisión y el histórico de los seguimientos creados. Desde esta pantalla se podrá hacer la creación de un nuevo seguimiento.
Pantalla información del paciente
En la pestaña Crear Seguimiento es posible registrar nuevos seguimientos.
Crear seguimiento
Información seguimiento
Complete los campos:
- Fecha Seguimiento: Campo de selección de fechas y horas que permite registrar la fecha y hora en la que se realiza el seguimiento.
- Estado: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar el estado que tendrá el seguimiento registrado.
Campo estado
- Acompañante: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre de la persona que acompaña al paciente durante el proceso de seguimiento, cuando aplique.
- Entidad de Referencia: Campo alfanumérico con búsqueda que permite escribir y seleccionar la entidad de referencia (IPS) relacionada con el seguimiento (mínimo 3 caracteres).
- Causa Seguimiento: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar el motivo por el cual se realiza el seguimiento del paciente.
- Nombre Contacto: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre de la persona o entidad con la cual se establece el contacto durante el seguimiento.
- Cargo: Campo alfanumérico para diligenciar el cargo o función de la persona con la que se establece el contacto.
- Vía Contacto: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar el medio utilizado para realizar el seguimiento, como correo electrónico, llamada telefónica u otro medio disponible.
- No. Placa Ambulancia: Campo alfanumérico para diligenciar el número de placa de la ambulancia utilizada para el traslado del paciente, cuando aplique. Para que este campo se habilite, se deben cumplir las siguientes 3 condiciones:
- El Tipo de Remisión debe corresponder a Ambulancia Básica o Ambulancia Medicalizada.
- El estado de la referencia debe encontrarse en Aceptado o Terminado. Cuando el estado sea Terminado, el diligenciamiento del campo será obligatorio.
- El campo admite un máximo de 7 caracteres y no permite el ingreso de caracteres especiales.
Datos registrados
Información traslado
- Código traslado: Campo alfanumérico con búsqueda que permite escribir y seleccionar el procedimiento o código de traslado asociado al seguimiento (mínimo 3 caracteres).
- Traslado redondo: Casilla de selección que permite indicar si el traslado del paciente corresponde a un servicio de ida y regreso.
- Dirección de origen: Campo alfanumérico para diligenciar la dirección desde donde será trasladado el paciente.
- Dirección de destino: Campo alfanumérico para diligenciar la dirección a la que será trasladado el paciente.
- Dirección de destino redondo: Campo alfanumérico para diligenciar la dirección de regreso del paciente cuando se trate de un traslado redondo.
- Observación: Campo alfanumérico para diligenciar comentarios, novedades o información adicional relacionada con el seguimiento realizado.
Una vez completos los campos, haga clic en el botón Guardar
Botón guardar
Tras realizar esto, el seguimiento quedará guardado.
Seguimiento creado
El historial de seguimiento se visualiza en orden descendente por fecha de seguimiento.
Histórico de seguimiento
En la columna no remisión, se puede observar un icono de alerta, este mostrara si la remisión a sido creada con prioridad.
Icono alerta
El icono "Imprimir remisión" que se visualiza en la columna final, tiene la funcionalidad de reimprimir la remisión creada por la actividad de historia clínica
Impresión
Al dar clic en el icono, automáticamente se genera una descarga de dos archivos:
- Archivo 1 (Formato XLS - Excel):
Este archivo se descarga en formato Excel y mantiene la misma estructura que se ha venido utilizando hasta ahora, sin modificaciones.
- Archivo 2 (Formato TXT - Resolución 2335):
Este archivo se genera en formato de texto plano y contiene la información de la remisión del paciente seleccionado, la estructura del archivo cumple con los lineamientos establecidos en la Resolución 2335.
Impresión seguimiento remisión
La columna Tiempo Esp. (Tiempo de espera) se calcula desde la fecha de la creación de la remisión.
Tiempo Esp.
La entidad y la afiliación corresponde a la información de la línea de pago principal del ingreso
Entidad / Afiliación
Columna Atender:
Para comenzar el proceso de ingreso de un paciente, primero debemos identificar el paciente correspondiente. Nos dirigimos al botón "Atender", ubicado en la columna de la parte derecha, y seleccionamos el paciente al que le realizaremos el ingreso.
Pantalla Creación de pacientes
Al hacer clic en el botón "Atender", seremos redirigidos automáticamente a la pantalla de creación de pacientes. En esta pantalla, deberemos completar todos los campos requeridos con la información del paciente, una vez que todos los campos estén completos,
hacemos clic en "Guardar" para registrar al paciente en el sistema y continuar con el proceso de atención.
Una vez que hayamos guardado los datos del paciente en la pantalla de creación, el sistema generará un número de ingreso único. Este número de ingreso será visible en la pantalla de Referencia Interna, específicamente en la columna "Atender" dentro del listado de registros. La aparición de este número de ingreso indica que el paciente ha sido correctamente creado en el sistema y está listo para continuar con el proceso de atención.
Nota. Validar el usuario tenga permisos para realizar creación de Ingresos.
* Para las entidades integradas con Ambulance to Go, el proceso de admisión del paciente debe realizarse a través de la opción Atender. Esta función está disponible en los casos de facturación independiente para servicios de ambulancia.
Paso a paso del proceso a realizar
Se debe dirigir a la Ruta: Gestión Administrativa / Referencia / Referencia
Ruta
Da clic sobre el botón de “Buscar”.
Botón Buscar
En la pantalla cargan las diferentes Remisiones que han sido realizadas en los últimos 15 días de acuerdo con las fechas que hayan sido seleccionadas en los filtros.
Remisiones Cargadas
Una vez se apliquen los filtros de búsqueda, sobre la grilla se mostrará la siguiente información:
- En la primera columna se visualizará un icono de "Verificación", el cual permite generar un nuevo seguimiento. Al dar un clic sobre este icono se habilitará un formulario con la información del paciente, datos de la remisión, diagnósticos, procedimientos e información de seguimiento.
- Columna Estado de seguimiento, este corresponde al último estado generado en el seguimiento de la remisión.
- En la sección de seguimiento, se podrá realizar la creación de nuevos registros de seguimiento.
- El historial de seguimiento se visualizará en orden descendente con la fecha de seguimiento.
- La columna No remisión: cuando la remisión haya sido creada como Prioritaria, se mostrará un icono de "Alerta".
- Se adiciona en una de las columnas el icono de la "Impresora", el cual tiene la función de reimprimir la remisión.
- Dentro de las Remisiones que se visualizan en la tabla se identifican los diferentes Estados de Seguimiento.
- Se da clic sobre el icono de la "Impresora" y se puede descargar la información diligenciada en el registro clínico de Remisión que ha sido realizada con anterioridad.
Tabla Resultados
Posteriormente se debe dirigir a la Ruta: Gestión Clínica / Registros Clínicos / Pacientes.
Ruta
Realiza la búsqueda de un paciente utilizando el número de documento que se ve reflejado en la pantalla de Referencia, lo selecciona.
Búsqueda de Paciente
Dentro de la Historia Clínica del paciente busca el registro clínico de la Remisión realizada, lo abre y valida que sea el mismo generado desde la pantalla de Referencia.
Finalmente podremos visualizar que se cumple con lo solicitado.
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