Introducción

Este manual ha sido elaborado con el fin de orientar al usuario en el uso y la configuración de las listas frecuentes dentro del módulo de historia clínica. Su propósito es proporcionar una guía clara y detallada sobre la creación, administración y aplicación de listas que agrupan productos o procedimientos utilizados de manera recurrente durante el proceso de formulación clínica.

El documento está dirigido al personal responsable de gestionar configuraciones administrativas y asistenciales en el sistema, así como a los usuarios que realizan procesos de formulación, con el objetivo de facilitar su operación y garantizar un uso eficiente de esta funcionalidad.

El alcance del manual incluye la descripción de la interfaz, la creación de listas frecuentes, el registro de productos, la asociación de especialidades, y el uso de estas listas durante la formulación y formulación de egreso. También se presentan los pasos necesarios para guardar e imprimir las órdenes generadas, junto con consideraciones importantes sobre su funcionamiento.

La correcta aplicación de estos procedimientos contribuye a optimizar tiempos, reducir errores y asegurar uniformidad en las formulaciones clínicas mediante la utilización de configuraciones previamente establecidas.

Descripción General de las Listas Frecuentes

Las listas frecuentes son agrupaciones de productos o procedimientos que pueden configurarse previamente para agilizar la formulación clínica. Su función principal es permitir que el usuario seleccione de forma rápida combinaciones de medicamentos, insumos, procedimientos, estudios diagnósticos, nutrición o controles que se emplean habitualmente.

Estas listas permiten:

• Estandarizar la formulación por patologías o necesidades recurrentes.
• Reducir tiempos de diligenciamiento durante la atención.
• Evitar la búsqueda manual producto por producto.
• Asegurar uniformidad en la atención según especialidades.

Pantalla Listas Frecuentes

Acceso a la Configuración

Para ingresar a la opción de listas frecuentes, se debe acceder a:

Configuración > Historia Clínica > Listas Frecuentes

Ruta

En esta pantalla se visualizan todas las listas existentes, su código, descripción, tipo y la categoría a la que corresponden.

Estructura de la Pantalla de Listas Frecuentes

La pantalla presenta los siguientes elementos:

Código: Identificador de la lista.

Casilla Código

Descripción: Nombre asignado a la lista frecuente.

Campo Descripción

Tipo: Indica el grupo al cual pertenece (medicamentos, procedimientos, insumos, nutrición, etc.).

Tipo de fórmula: Clasifica el tipo de proceso en el que se utilizará la lista, por ejemplo en formulación, formulación de egreso u otros procesos de formulación que maneje la institución.

Lista Tipo Formula

Creación de una Nueva Lista Frecuente

Iniciar el Registro

Seleccionar en la barra de herramientas el ícono correspondiente para crear un nuevo registro.

Icono Nuevo Registro

Se habilitarán los campos de código, descripción y tipo.

Campos Habilitados

Diligenciar los Campos

Código: Se ingresa el identificador definido por la entidad.

Descripción: Nombre que permitirá identificar la lista (por ejemplo: "Hipertensión").

Tipo: Seleccionar según corresponda (medicamentos, procedimientos, insumos, nutrición, etc.).

Después de completar estos datos, seleccionar Guardar.

Botón Guardar

El sistema confirmará que la información fue actualizada de manera correcta y la lista aparecerá en el panel principal.

Lista

Registro de Productos en la Lista Frecuente

Esta sección permite agregar los productos o procedimientos que formarán parte de la lista frecuente. La pantalla contiene los siguientes campos y elementos:

Proceso para Agregar un Producto

Ingresar una palabra clave en Nombre del Producto. Campo donde el usuario digita una palabra clave del producto que desea buscar; esta palabra puede corresponder tanto al nombre del producto como a su código, permitiendo así una identificación más precisa dentro del sistema.

Nombre del Producto

Seleccionar el producto en Resultados del Producto.
Lista desplegable que muestra los productos que coinciden con la palabra clave ingresada. Aquí el usuario debe seleccionar el producto exacto.

Resultado de producto

(Opcional) Ingresar un texto en Observaciones del Producto.
Campo opcional para registrar una anotación específica asociada a ese producto dentro de la lista frecuente.

Observaciones del Producto

Indicar el Orden en que debe mostrarse.
Número que define la posición en la que el producto aparecerá dentro de la lista. Este orden se refleja posteriormente durante la formulación.

Orden

Seleccionar el ícono verde para agregarlo a la lista.
Ubicado al final de la franja de búsqueda. Al seleccionarlo, el producto se agrega a la lista.

Agregar

El sistema confirma que "Los datos se guardaron y actualizaron satisfactoriamente". Esto sucede cada vez se agrega un nuevo producto, procedimiento, etc.

Productos guardado y en lista

Agregar Productos Adicionales

Al realizar una nueva búsqueda: El sistema limpia automáticamente la búsqueda anterior.

Campos Limpios

Se ingresa nuevamente el nombre del producto.

Se selecciona el resultado.

Se asigna el orden.

Se agrega utilizando el ícono verde.

Los productos agregados se muestran en la tabla inferior, con las siguientes columnas:

• Nombre del Producto
• Observación del Producto
• Orden
• Eliminar (permite retirar un registro si es necesario)

Asociación de la Lista a Especialidades

Las listas deben estar asociadas a una o varias especialidades para que puedan visualizarse durante la formulación.

Pasos para asociar la especialidad:

Acceder a la sección de Especialidades.

Buscar la especialidad deseada.

Seleccionar la especialidad correspondiente (por ejemplo, medicina general).

Especialidad seleccionada

Guardar los cambios .

La asociación permite, por ejemplo, que una lista creada para hipertensión solo se visualice en especialidades pertinentes y no en otras donde no aplica.

Uso de las Listas Frecuentes en la Formulación

Una vez configuradas, las listas frecuentes estarán disponibles durante los procesos de formulación y formulación de egreso. Su visualización depende directamente del Tipo seleccionado al momento de crear la lista (por ejemplo, medicamentos, procedimientos, insumos, nutrición, estudios diagnósticos, entre otros).

Esto significa que la lista únicamente aparecerá cuando, dentro de la formulación, el usuario seleccione el tipo de producto correspondiente.

Ruta: GESTION CLINICA > REGISTROS CLINICOS > PACIENTES

Ruta

Acceso desde la Formulación

Seleccionar el paciente.

Ingresar a la sección de Formulación o Formulación de Egreso.

Seleccionar Actividad

Seleccionar el Tipo de Producto que se va a formular.

Por ejemplo:

• Si la lista fue configurada como Procedimientos, el usuario debe seleccionar primero Procedimientos dentro de la formulación para que la lista aparezca.
• Si la lista corresponde a Medicamentos, debe seleccionar Medicamentos, y así sucesivamente.

Tipos de Producto

Una vez seleccionado el tipo, en la parte derecha de la franja del producto se mostrará el botón de Listas Frecuentes.

Aplicación de la Lista

Al abrir la lista:

Se muestran los productos configurados para ese tipo.

Productos configurados

El usuario puede seleccionar un solo producto o todos los productos incluidos para su formulación.

Seleccionar Producto

Para cada uno se deben diligenciar los campos necesarios (lateralidad, frecuencia, duración y observaciones, si aplican).

Lateralidad

Aplica únicamente para productos o procedimientos que requieren definir un lado del cuerpo.
Opciones frecuentes: derecha, izquierda, bilateral.
Si no corresponde, el usuario debe dejar el campo en blanco o en “Seleccione”.

Lista Lateralidad

Frecuencia

Define cada cuánto debe administrarse el medicamento o realizarse el procedimiento.
Se selecciona de una lista desplegable con valores predefinidos (por ejemplo: cada 8 horas, una vez al día, etc.).

Campo Frecuencia

Durante

Establece el tiempo o periodo durante el cual se aplicará el medicamento o el procedimiento.
Por ejemplo: “3 días”, “7 días”, “24 horas”, entre otros.

Campo Durante

Comportamiento del Campo Observación en la Formulación

Campo Observaciones 

Cuando los productos son seleccionados desde una lista frecuente, el sistema incorpora un comportamiento adicional que facilita el diligenciamiento de la formulación.

Precarga de la Observación

Si el producto configurado en la lista frecuente tiene una observación asociada, esta se cargará de manera automática en el campo destinado a Observación dentro de la pantalla de formulación.
Esta funcionalidad permite que el usuario visualice la anotación previamente registrada y continúe con el proceso sin necesidad de digitarla nuevamente.

Observación Vacía

Si el producto no tiene una observación configurada en la lista frecuente, el campo aparecerá vacío al momento de formular.
En estos casos, el usuario podrá ingresar manualmente la información que considere pertinente.

Edición de la Observación

La observación es editable en todos los casos.
El usuario puede ajustar el texto precargado o ingresar una nueva observación según la necesidad clínica del paciente.

Traslado de la Información a la Fórmula

Al agregar el producto a la formulación, la observación registrada en pantalla se trasladará automáticamente al detalle de la fórmula médica.
El sistema garantiza que toda la información asociada al producto quede consignada correctamente en la orden.

Finalmente, se selecciona Agregar para incorporar los registros a la formulación.

Botona Agregar

El sistema cargará automáticamente los productos seleccionados.

Productos Cargados

Guardar la Formulación

Una vez agregados los productos provenientes de la lista frecuente, es necesario guardar la formulación.

Dirigirse a la barra superior derecha de la pantalla Seleccionar el ícono de Guardar .

El sistema confirmará que la información fue almacenada de manera correcta.

Confirmación de guardado

Guardar es indispensable para que los productos formulados queden registrados en la historia clínica del paciente.

Imprimir la Formulación

Después de guardar, el usuario puede imprimir la formulación en caso de que necesite entregar una copia al paciente o archivarla.

En la barra superior derecha, seleccionar el ícono de ImpresiónEl sistema generará el documento correspondiente con los detalles de la formulación, Revisar la vista previa y proceder con la impresión según sea necesario.

Impresión

Consideraciones Importantes

Si la lista está asociada a procedimientos, insumos o medicamentos, es indispensable seleccionar primero el tipo de producto dentro de la formulación.

Los tiempos de actualización pueden generar un pequeño retraso en la visualización de nuevas configuraciones.

Las listas frecuentes permiten seleccionar uno o varios productos según la necesidad de la atención.