Introducción 

Este documento presenta las directrices necesarias para configurar y crear la nueva funcionalidad de cartas y consentimientos en el sistema de información iMedicalCloud, detallando paso a paso el proceso para su correcta implementación. La incorporación de esta funcionalidad es fundamental para asegurar que se gestione de manera eficiente y segura la documentación relacionada con el consentimiento informado y otros procedimientos críticos en la atención médica. Las cartas y consentimientos permiten formalizar la autorización de los pacientes, garantizando el cumplimiento de normativas legales y éticas, así como la protección de los derechos de los pacientes y del personal médico. A continuación, se describen los procedimientos que deben seguirse para habilitar esta funcionalidad dentro del sistema.

Nueva Función Cartas y consentimientos

Ruta: CONFIGURACION/GENERAL/CONFIGURACION CONSENTIMIENTOS INFORMADOS

Pestaña plantillas

En la segunda Pestaña llamada “Variables” se visualizarán los nombres de las variables que se encuentran creadas las cuales llevan, el grupo al que pertenece y la descripción de esta actividad en la entidad donde se encuentre el usuario blogueado. 

Pestaña Variables

Se debe tener en cuenta que en el caso de requerir una nueva variable deberá ser solicitada a través del canal de correo electrónico del área de soporte indicando las especificaciones de cómo se debe llamar la variable y el campo de donde se deberá tomar la información. 

Función Crear Plantilla 

Al momento de seleccionar el icono de Crear Nueva Plantilla se desplegará la ventana de creación de plantilla con los siguientes campos: 

Tipo de Plantilla: El campo es de tipo lista de selección única donde se visualizan las opciones: Editable y Word, por cada tipo de plantilla se habilitará los campos para la configuración correspondiente: 

Opción Tipo Plantilla 

Tipo Plantilla Editable: Este tipo de plantilla Activara los campos: 

Plantilla Editable

Validaciones botón Guardar

Validaciones botón Guardar

Dentro de la plantilla editable se encuentran diferentes funcionalidades como cambios de letra, color, tamaño, de igual forma se podrán incluir tablas, así como la funcionalidad desde esta pantalla de visualizar y poder seleccionar las variables que se requieran incluir dentro de la plantilla y otras funcionalidades de Word que se podrán ejecutar dentro de dicha interfaz.  

Creación Plantilla

Plantilla Editable-Actualización

Tipo Plantilla Word: Este tipo de plantilla Activara los campos: 

Plantilla Word

Validaciones botón Guardar

Validaciones botón Guardar

Nota. Cuando el formato no corresponda al tipo de documento Word el sistema de información validará que el archivo no es correcto. 

El tipo de plantilla no se podrá editar ni tener una previsualización de la plantilla que se está creando, por ende, la plantilla deberá ser configurada en caso de requerirse con las respectivas variables antes de cargar el documento. Este se deberá cargar como se menciona en archivo Word. 

Variables para utilizar: Para la creación de plantillas editables o en plantilla Word, se deben tener en cuenta las siguientes variables y la función que tienen; las cuales permiten cargar datos al documento de manera automática sin necesidad de ser diligenciados de forma manual y que fueron registrados previamente en los diferentes módulos tanto administrativos como asistenciales: 

Nombre Variable	Descripción
@NombreEntidad@	Nombre de la entidad en la que se está logueado.
@NitEntidad@	Nit de la entidad en la que se está logueado.
@NombreSede@	Nombre de la sede en la que se está logueado.
@CodHabialitacionSede@	Código de habilitación de la sede en la que se está logueado.
@LugarSede@	Ciudad y Departamento de la sede en la que se está logueado.
@DireccionSede@	Dirección de la sede en la que se está logueado.
@NumeroHistoria@	Correspondiente al número de ingreso del paciente
@Nombre@	Correspondiente a nombres y apellidos del paciente
@TipoDocumento@	Correspondiente al tipo de identificación del paciente
@Identificacion@	Correspondiente al número de identificación del paciente.
@FechaNacimiento@	Correspondiente a la fecha de nacimiento del paciente
@Edad@	Correspondiente a la edad del paciente.
@ResponsableAcuediente@	Correspondiente al responsable del paciente. Dato tomado del ingreso
@EPS@	Correspondiente a la empresa pagadora por los servicios prestados al paciente. Dato tomado del ingreso

 

@Medico@	Correspondiente al nombre del médico en el ingreso del paciente.
@FirmaMedico@fir	Correspondiente a la firma del médico del ingreso del paciente.
@LugarExpedicionDocumento@	Correspondiente al lugar de expedición del documento del paciente.
@TipoDocumentoResponsable@	Correspondiente al tipo de documento del responsable del paciente en el ingreso. En algunas ocasiones este dato no se encuentra diligenciado y no será cargado y tampoco reemplazada la variable.
@IdentificacionResponsable@	Correspondiente al número de identificación del responsable del paciente en el ingreso. En algunas ocasiones este dato no se encuentra diligenciado y no será cargado y tampoco reemplazada la variable.

@ParentescoResponsable@	Correspondiente al parentesco del responsable en el ingreso del paciente. En algunas ocasiones este dato no se encuentra diligenciado y no será cargado y tampoco reemplazada la variable.
@Medicamentos@	Se mostrarán los medicamentos formulados al paciente en el ingreso sobre el cual se está generando la carta o consentimiento. Se tomarán sólo los medicamentos de la última fórmula. Los medicamentos controlados no se visualizarán sobre esta variable. Los medicamentos se mostrarán uno debajo del otro.
@MedicamentosControlados@	Se mostrarán los medicamentos controlados formulados al paciente en el ingreso sobre el cual se está generando la carta o consentimiento. Se tomarán sólo los medicamentos controlados de la última fórmula. Los medicamentos se mostrarán uno debajo del otro

@DiagnosticoPaciente@	Correspondiente al último diagnóstico diligenciado para el paciente en si Historia Clínica. Si el paciente no ha sido atendido y no tiene registros hechos este dato no se cargará.
@UsuarioGenera@	Correspondiente a nombres y apellidos del usuario logueado en el aplicativo.
@Fecha@	Correspondiente a la fecha actual.
@Hora@	Correspondiente a la hora actual.
@FirmaPaciente@	Correspondiente a la firma del paciente. Inicialmente no se carga. Se carga cuando se ingresa la firma a través de la opción de firmar.

@InformacionAdicional@	Correspondiente a información adicional que se desee agregar para el consentimiento informado a generar. Inicialmente se carga vacío y solo se cargará cuando se ingrese información adicional a través de la opción correspondiente.  Solo será funcional para el tipo de plantilla Word
@FirmaUsuarioLogin@	Firma del médico que está generando el consentimiento
@EspecialidadMedicoAtencion@	Especialidad principal del médico responsable en el ingreso
@EspecialidadMedicoLogin@	Especialidad principal del usuario que se encuentra logueado y está generando el documento
@DocumentoMedicoLogin@	Número de Documento del usuario que se encuentra logueado y está generando el documento
@DocumentoMedicoAtencion@	Número de Documento del médico asignado en el ingreso del paciente
@TipoDocumentoMedicoLogin@	Tipo Documento del usuario que se encuentra logueado y está generando el documento
@TipoDocumentoMedicoAtencion@	Tipo Documento del médico asignado en el ingreso del paciente
@RegistroMedicoAtencion@	Registro Médico del médico asignado en el ingreso del paciente
@RegistroMedicoLogin@	Registro Médico del usuario que se encuentra logueado y está generando el documento
@NumeroDocumentoMedicoIngreso@	Número de documento del médico registrado en el ingreso del paciente
@LugarExpedicionDocumentoMedicoIngreso@	Lugar de expedición del documento del médico registrado en el ingreso del paciente
@MedicamentosControladosFormulaEgreso@	Medicamentos última formula del paciente. Tomados de la formulación de egreso. Se toman solo los medicamentos controlados
@MedicamentosFormulaEgreso@	Medicamentos última formula del paciente. Tomados de la formulación de egreso. Se excluyen los medicamentos controlados
@MedicamentosControlados@	Medicamentos última formula del paciente. Tomados de la formulación intrahospitalaria. Se toman solo los medicamentos controlados

Nota. Si en la pestaña de variables no se visualiza alguna de las relacionadas en la tabla anterior, es necesario comunicarse con el área de soporte para la activación de la variable en el sistema de información. 

Generar Plantilla En Historia Clínica 

Una vez realizada la configuración de las cartas y documentos podrán ser registradas al paciente, se procede de la siguiente manera:  

Ruta: Gestión Clínica / Registros Clínicos / Pacientes.  

Seleccionar el icono de consentimientos informados.  

Opción Cartas y consentimientos Historia Clínica

Una vez se ingrese a la opción mencionada anteriormente, se visualizarán un campo de lista de selección única en la cual se desplegarán los documentos configurados, seleccionar el documento que se requiera generar: 

Visualización de Documentos

Tipo Plantilla Word: Se visualizará de forma automática el PDF cargado con las respectivas variables configuradas previamente al cargue del documento. 

 

Visualización Plantilla Word 

Las plantillas tanto editables como Word se podrán firmar una vez se realiza el proceso de visualización de forma convencional es decir con el mouse y con la opción de firma digital para esta opción se deberá realizar la configuración en los formatos de la variable @FirmaPaciente@: 

Firma Plantilla Word

Actualmente la funcionalidad permite la integralidad de los hardware para el proceso de firma digital de las referencias descritas a continuación: 

3. Epad-ink Vp9805 
4. Wacom STU-430, STU-530, STU-540 
5. Topaz modelo T_S460_HSB_R 

Firma Plantilla Editable

Función Firma Documento

Dentro de la funcionalidad en el proceso de registro se cuenta con la opción de generar la captura de la huella del paciente para ambos tipos de plantilla para ello se deberá realizar la respectiva configuración de la variable @HuellaPaciente@ en la configuración de los documentos. 

Actualmente la funcionalidad permite para el proceso de la captura de huella digital el Hardware lector biométrico Digital persona 4500: 

Icono de captura de huella 

Función Huella en Documento 

Nota. Una vez generado la firma del paciente y la huella la funcionalidad cuenta con el icono de refresh el cual permite actualizar el documento para la visualización de la firma y huella adicional para el documento editable el profesional podrá realizar ajustes al consentimiento o carta antes de guardar.

Actualización del Documento  

La funcionalidad de cartas y documentos permite al momento de finalizar el proceso de registro del documento para el caso del tipo de plantilla editable exportar el documento con el fin de generar una previsualización de la impresión inclusive antes de guardar el archivo. 

Exportar Documento

En el momento de realizar el registro del documento el sistema de información permite guardar el registro en la historia clínica del paciente. Genera el mensaje del guardado satisfactorio.  

Guardar Documento en historia clínica

El documento quedará guardado dentro de la sección de registro Actividades Atención la cual podrá ser consultada en la historia clínica del paciente con los respectivos datos de quien realizo el registro, la ubicación del paciente, la sede, fecha y hora del registro.  

Visualización Documento en Historia Clínica Paciente