Introducción

La funcionalidad de Recibos de Caja en el sistema iMedical es una herramienta clave dentro del módulo financiero, permitiendo el registro detallado y estructurado de ingresos por conceptos como copagos, depósitos u otros pagos realizados por pacientes o terceros. Este proceso está diseñado para garantizar la trazabilidad, validación y correcta asociación contable de cada transacción económica, facilitando así la gestión financiera de las instituciones de salud.

Configuración

Se debe seguir la ruta: configuración/general/configuración de menú

8. Id Actividad:
   Identificador único generado automáticamente por el sistema. En el ejemplo, es 2197.
9. Tipo de Actividad:
   Seleccione el tipo de actividad desde el desplegable. En este caso, corresponde a Tesorería.
10. Funcionalidad:
    Seleccione la funcionalidad que tendrá esta actividad. En el ejemplo se seleccionó Generar Recibo Caja.
11. Nombre de la Actividad:
    Campo editable donde se debe registrar el nombre de la actividad. Aquí se ha definido como RECIBO DE CAJA.
12. Widget (opcional):
    Seleccione un widget si la actividad utiliza uno. En el ejemplo no se ha configurado ninguno.
13. Descripción de la Actividad:
    Campo para detallar el propósito de la actividad. En este caso: Generación de recibos de caja.
14. Esquema:
    Campo disponible para seleccionar un esquema relacionado si aplica (no diligenciado en el ejemplo).
15. Actividad Activa:
    Casilla que debe estar seleccionada para habilitar la actividad dentro del sistema.

Asociar Productos a Actividades

5. Movimiento:
   Seleccione un tipo de movimiento desde la lista desplegable.
6. Producto:
   Seleccione el producto que se asociará a la actividad.
7. Agregar:
   Una vez seleccionados el movimiento y el producto, haga clic en Agregar para vincularlos a la actividad.
8. Activo:
   Esta casilla debe estar seleccionada para mantener activo el producto en la actividad.
9. Listado de Productos Asociados:
   En la parte inferior se muestra una tabla con los productos y movimientos asociados. En este caso, aún no hay productos registrados.

Configuración permisos rol

Se debe seguir la ruta: CONFIGURACION/GENERAL/ASIGNACION PERMISOS-ROLES

5. Rol:
   En la parte superior izquierda, seleccione el rol al cual desea asignar permisos. En la imagen se muestra el rol “Super Usuario”.
6. Procesos:
   En el campo desplegable “Procesos”, seleccione CAJA para filtrar todas las actividades relacionadas a este módulo.
7. Actividad:
   Si desea filtrar una actividad específica dentro del proceso, puede seleccionarla desde el menú desplegable “Actividad”.
8. Asignación:
   Elija si desea ver todas las actividades, las asignadas o las no asignadas utilizando el filtro “Asignación”.
9. Botón “Filtrar”:
   Haga clic en este botón para aplicar los filtros seleccionados.

Listado de Actividades y Permisos

Se mostrará una tabla con todas las actividades relacionadas al proceso CAJA. Las columnas indican los permisos disponibles, los cuales se pueden marcar o desmarcar según la necesidad del rol:

9. Nuevo: Permite crear nuevos registros.
10. Abrir: Permite abrir registros existentes.
11. Guardar: Permite guardar cambios realizados.
12. Eliminar: Habilita la eliminación de registros.
13. Imprimir: Da acceso a funciones de impresión.
14. Buscar: Permite realizar búsquedas dentro de la actividad.
15. Ejecutar: Ejecuta funcionalidades específicas (como botones o procesos).
16. Notas: Habilita la escritura o visualización de notas.
17. Asignado: Indica si la actividad está asignada al rol.

Ejemplo visual (basado en la imagen):

1. La actividad RECIBO DE CAJA tiene permisos para: Nuevo, Guardar, Imprimir, Buscar, Ejecutar, Notas y Asignado.

Creación de Recibo de caja Manual

Se debe seguir la ruta: Gestión financiera/caja/recibo de caja

Información del Recibo

8. Clase recibo: Seleccione el tipo de recibo (por ejemplo: Depósitos).
9. Movimiento: Automáticamente muestra “RECIBO DE CAJA”.
10. Fecha recibo / modificación: Campos de fecha y hora del recibo.
11. Moneda: Indica la divisa de la transacción (Pesos o euros).
12. Recibo No: Número consecutivo del recibo (se genera automáticamente).
13. Observación: Campo opcional para registrar comentarios adicionales.
14. Botón "Imprimir Voucher": Permite la generación del comprobante del recibo.
15. Información del Paciente / Cliente

1. Tipo de Identificación: Seleccione tipo de documento.

4. Valor ($): Ingrese el valor total recibido.
5. Dar clic en 
6. Si falta algún campo por diligenciar sale el siguiente aviso

Notas Importantes:

4. El concepto debe estar homologado para que se genere correctamente el recibo.
5. Si hay errores de configuración (como falta de homologación o ingreso asociado), el sistema notificará mediante el área resaltada en amarillo.
6. Solo los recibos válidos pueden generar el documento electrónico asociado para facturación.
7. Cuando el paciente es menor de edad, debe diligenciar los datos del adulto a cargo.

En el campo documento del paciente dar clic en el icono   

Campos de búsqueda disponibles:

3. Buscar por Documento: Permite ingresar el número de identificación del usuario.
4. Buscar por ingreso: Filtra por el número de ingreso asignado previamente al usuario.
5. Buscar por nombre: Permite realizar una búsqueda alfabética por el nombre completo o parcial del usuario.

Botón:

1. Filtrar: Ejecuta la búsqueda con los criterios ingresados en uno o más campos.

Resultado de la búsqueda:

1. Si no se encuentran registros que coincidan con los criterios, se muestra el mensaje:

“No se encontró ningún registro con el criterio especificado.”

Botón adicional:

1. Cancelar: Cierra la ventana de búsqueda sin seleccionar ningún usuario.

Esta herramienta es esencial para facilitar la localización precisa de usuarios en procesos clínicos

3. Documento de pago: Lista desplegable que permite seleccionar el medio de pago utilizado, como Efectivo, Tarjeta, entre otros.
4. Valor ($): Campo numérico donde se ingresa el valor del pago realizado.
5. Insertar: Botón que guarda y agrega el detalle del pago a la lista inferior.

Tabla – Detalle del Pago Registrado:

Una vez insertado el pago, se muestra en una tabla resumen con los siguientes datos:

9. Nombre Responsable: Persona asociada al pago (ej. paciente).
10. Documento Responsable: Identificación del responsable del pago.
11. Documento: Medio de pago seleccionado (Ej. Efectivo).
12. Tarjeta: (Campo aplicable si el método de pago es tarjeta).
13. Ciudad: Ubicación desde donde se realiza el pago.
14. Fecha: Fecha del pago registrado.
15. No. Autorización: Campo utilizado para métodos electrónicos.
16. Valor: Monto registrado.
17. Opciones:

2. Ver: Visualiza el detalle del registro.
3. Eliminar: Permite borrar el pago en caso de errores, si no ha dado clic en el icono guardar , en caso de haberlo hecho debe borrar el recibo de caja.

Valor total:

Se muestra en la parte superior derecha de la tabla, calculado automáticamente con base en los pagos registrados.

1. Cuando la información este correcta y completa dar clic en guardar 

3. El número de recibo también se muestra en el campo “recibo No”
4. Para imprimir dar clic en imprimir voucher

1. Dando clic en el icono  se muestra de la siguiente manera 

Recibo de caja Automático 

Ruta: Gestión administrativa> Admisiones > Admisión Pacientes

Crear la Admisión del Paciente

Antes de generar cualquier recibo, es obligatorio registrar la admisión del paciente en el sistema. Para ello:

1. Ingrese los datos del paciente en los siguientes campos:

7. Paciente (ID)
8. Tipo de Identificación
9. Número de Documento
10. Nombres y Apellidos
11. Edad y Sexo
12. Fecha de Ingreso (se genera automáticamente pero puede modificarse)
13. Tipo de atención y vía de ingreso

2. Ubicación de ingreso y servicio:

1. Seleccione el servicio de ingreso, cama actual y ubicación correspondiente.

1. Grupos protegidos (si aplica):

2. Marque si el paciente pertenece a alguna categoría: menor de edad, adulto mayor, embarazada, etc.

3. Información general:

1. Seleccione el médico tratante y complete la información sobre el cuidador o acompañante si aplica.

4. Zona y Ciudad:

1. Asegúrese de ingresar correctamente la zona y ciudad. Por defecto puede aparecer “Soacha, CUNDINAMARCA”.

5. Causa de ingreso:

1. Seleccione la causa correspondiente y especifique si se trata de un accidente de tránsito.

6. Estado de la admisión:

1. Verifique que estén seleccionadas las opciones “Habilitado” e “Ingreso abierto”.

Configurar la Línea de Pago para Generar el Recibo Automático

Para que el sistema genere un recibo de pago automático, es necesario configurar correctamente la línea de pago:

1. Ubique la sección “Líneas de Pago” (parte inferior del formulario).
2. Ingrese la información relacionada con el tercero o empresa responsable del pago:

4. Nombre de la empresa (EPS, aseguradora, entidad contratante, etc.)
5. Contrato y plan correspondiente
6. Tipo y nivel de afiliación
7. Número de póliza (si aplica)

3. Importante: Debe existir al menos una línea de pago con un con algún concepto de cobro configurado, de lo contrario no se generará automáticamente el recibo.
4. Agregar Concepto de Cobro:

1. En la sección “Conceptos de Cobro”, haga clic en “Item”, Seleccione el ítem o concepto (ejemplo: cuota moderadora).

2. Debe tener al menos una línea de pago con una cuota moderadora o un concepto activo para que el sistema permita la generación del recibo automático.

1. Damos clic en agregar:

2. Una vez agregas correctamente la Línea de Pago, el sistema mostrará en la parte inferior un resumen detallado con toda la información correspondiente a dicha línea, confirmando que está configurada correctamente con una cuota moderadora.
   
3. 
   
4. 
   
   

4. Guardamos la información en el icono  .
5. Una vez configurada la admisión y la línea de pago con su respectiva cuota moderadora o concepto, el sistema está habilitado para generar automáticamente el recibo de caja correspondiente al cobro.

1. Información del responsable

4. Tipo de responsable: Selecciona si es una persona o un tercero (por ejemplo, una empresa o representante legal).
5. Tipo de Identificación Responsable: Selecciona el tipo de documento (C.C., NIT, etc.).
6. Documento Responsable: Ingresa el número de identificación.
7. Nombre Responsable: Este campo se autocompleta con el nombre registrado en la admisión.

2. Recibo de Caja Automático

9. Documento de Pago: Selecciona el método, por ejemplo, Efectivo.
10. Número Ingreso: Se autocompleta con el número de ingreso del paciente.
11. Número Recibo de Caja: Este campo puede ser generado automáticamente o asignado por el sistema.
12. Valor Conceptos Cobro: Se muestra el valor total del concepto configurado, en este caso $4.700.
13. Concepto de Recibo: Se indica el concepto cobrado, como CUOTA MODERADORA, acompañado de la homologación respectiva.
14. Valor a Pagar: Se autocompleta con el valor correspondiente.
15. Fecha Documento: Fecha actual del documento de pago.
16. Número Documento: Campo opcional si se desea registrar un número de documento interno.
17. Finalmente, haz clic en “Insertar” para confirmar y registrar el recibo.

Nota informativa del sistema (resaltado en amarillo)

El sistema informa que el recibo se creará automáticamente si se cumplen los siguientes criterios:

4. El recibo de caja tiene un ingreso asociado.
5. El concepto de cobro está homologado correctamente (en este caso: [Cuota moderadora]).
6. El movimiento de tesorería está vinculado a un movimiento de factura válido.
7. El documento creado será un documento electrónico, y el concepto tiene homologación activa para ser reportado al proveedor electrónico.

Insertar recibo de caja 

Una vez se hace clic en “Insertar”, el sistema agrega automáticamente una fila en la parte inferior de la pantalla, donde se visualiza el detalle del recibo creado.

4. Nombre y documento del responsable.
5. Medio de pago.
6. Fecha y ciudad.
7. Valor del recibo.

se visualizan dos botones:

2. Ícono  Permite eliminar el recibo antes de guardar.
3. Ícono de lápiz  Permite editar los datos del recibo.

Finalmente, hacer clic en el ícono de guardar para confirmar y registrar el recibo de manera definitiva.

1. Para imprimir la factura recaudo generada hacer clic desde el siguiente icono 

2. Para Imprimir el recibo desde caja hacer clic desde el icono 

3. Al finalizar, el recibo de caja queda automáticamente asignado.